T.C.

ÇANKIRI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

AMAÇ    :

Madde 1- Bu yönetmelik Çankırı Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarını düzenler.

YASAL DAYANAK:

Madde 2- Bu Yönetmeliğin hazırlanmasında yürürlükteki Belediye Yasası ve diğer ilgili mevzular esas alınmıştır.

TANIMLAR:

Madde 3- Bu yönetmelikte geçen:

            Belediye         : Çankırı Belediyesini

            Başkanlık        : Çankırı Belediye Başkanlığı

            Başkan                        : Çankırı Belediye Başkanını

            Müdürlük        : Yazı İşleri Müdürlüğünü

            Personel          : Belediye, Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli tüm personeli kapsar.

            Meclis             : Çankırı Belediye Meclisini

            Encümen         : Çankırı Belediye Encümeni

            Komisyon       : Çankırı Belediye Meclisi İhtisas Komisyonlarını ifade eder.

Üniteler           : Çankırı Belediyesi bünyesindeki müdürlükleri ifade eder.

Büro                : Müdürlükler bünyesindeki büroları ifade eder.

KURULUŞ:

Madde 4- Yazı İşleri Müdürlüğü, 1 müdür yönetiminde ve yeteri kadar personelden oluşmaktadır.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA KONULARI:

Madde 5-

Meclis ve Encümen İşleri Bürosu:

      1) Meclis gündemini hazırlamak

      2) Meclis gündemini üyelere dağıtmak

     3) Yıllık Faaliyet raporlarını meclise sunmak

     4) İhtisas komisyonlarına havale edilen tekliflerin üst yazılarını hazırlamak, fotokopi ile çoğaltmak, kaydını yapmak, komisyonlarına teslim etmek ve suretini dosyalamak

    5) Komisyon raporlarını yazmak, çoğaltmak ve üyelere dağıtmak

    6) Meclis kararlarını yazmak ve onaya göndermek

    7) Onaylanan kararları ilgili birimlere göndermek

   8) Onaylanan kararların özetlerini yazmak ve ilan edilmesi işlemlerini yapmak

   9) Meclis Başkanlığına verilen önergeleri ilgili birimlere göndermek, suretlerini ve cevaplarını dosyalamak

 10) Meclis salonunu hazırlamak ve ses yayın cihazını kurmak

11) Komisyon toplantı tutanaklarını ilgili Müdürlüklere dağıtmak

12) Encümen gündemini hazırlamak ve üyelere dağıtmak

13) Encümen kararlarını yazmak ve onaya sunmak 

14) Encümen kararlarını ilgili birimlere dağıtmak

15) Encümen üyelerinin puantajlarını hazırlamak

16) Zabıta Müdürlüğü tarafından kesilen cezalara ilişkin yazıları yazmak

17) Encümende onaylanan cezalara ilişkin yazıları yazmak

18) Belediye Başkanı, ilgili Başkan Yardımcısı, Yazı İşleri Müdür ve başkanlık tarafından yetkilendirilmiş olan diğer personelin ve mevzuatın verdiği görevleri yerine getirmek

Genel Evrak ve İlan Memurluğu Bürosu :

 1) Gelen evrak kayıt işlemlerini yapmak

 2) Giden evrak kayıt işlemlerini yapmak

3) Giden evrakları dış kurumlara dağıtmak

4) Kuruma gelen fatura, dilekçe vb. evrakların dağıtımının yapılması

5) E- imza başvuru ve alımlarının yapılması

6) Kep ile ilgili tüm işlemlerin yapılması

7) PTT yoluyla gönderilen evrakların zarflarını yapıştırmak

8) Kuruma gelen resmi ilanları askıya asılıp askı süresi bittikten sonra zabıtlarının tutularak yerlerine gönderilmesi

9) Belediye Başkanı, ilgili Başkan Yardımcısı, Yazı İşleri Müdür ve başkanlık tarafından yetkilendirilmiş olan diğer personelin mevzuatın verdiği görevleri yerine getirmek

Evlendirme Memurluğu

 1) Evlendirme başvurularını kabul etmek

 2) Evlendirme dosyası düzenlemek

3) Evlenme istatistiklerini çıkarmak

4) Evlenme izin belgesi düzenlemek

5) Evlilik akitlerini gerçekleştirdikten sonra tescil işlemlerinin yapılması 

6) Belediye Başkanı, ilgili Başkan Yardımcısı, Yazı İşleri Müdür ve başkanlık tarafından yetkilendirilmiş olan diğer personelin mevzuatın verdiği görevleri yerine getirmek

İKİNCİ BÖLÜM

            MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

Madde 6-

Direktif alacağı yöneticiler:

• Başkanlık Makamı
• Başkan Yardımcılığı

Direktif vereceği personel:

• Meclis ve Encümen İşleri Bürosu
• Genel Evrak ve Arşiv Bürosu
• Evlendirme Memurluğu

Görevi:

1) Müdürlüğün görev alanına giren konuları sağlıklı, düzenli ve verimli bir şekilde ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

2) Müdürlüğün faaliyetlerinin ilgilendiren mevzuatı takip etmek.

3) Müdürlüğün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmede bulunmak.

4) Müdürlüğün çalışma usullerini gözden geçirerek bağlı birimlerin görevlerini etkinlikle yerine getirebilmesi içim yetkisi dahilinde tedbirler almak.

5) Müdürlüğün işlevleri ile ilgili üst kademinin istediği raporları hazırlamak

6) Müdürlüğün çalışma konularına ilişkin plan ve program yapmak, çalışmaların bu plan ve program uyarınca yürütülmesini sağlamak.

7) Belediye Başkanı ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından gönderilen evrakın mevzuat çerçevesinde işlem görmesini sağlamak.

8) Müdürlük personelini denetlemek Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısının verdiği direktifler doğrultusunda çalışanlarına emir vermek.

9) Emrindeki personelin iş birliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin etmek ve ortaya çıkan sorunları çözmek.

10) Müdürlüğün çalışmaları hakkında Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısına bilgi vermek ve önerilerde bulunmak.

11) Birimle ilgili yazışmaları 1. derece imza yetkisi ile imzalamak.

12) Disiplin amiri olarak personeline mevzuatta öngörülen cezaları vermek ve sicil raporlarını düzenlemek.

13) Müdürlük personelinin mazeret, yıllık izin işlemleri ile izin kullanış zamanlarını tespit etmek ve ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısına önerilerde bulunmak.

14) Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısının vereceği benzer nitelikteki diğer görevleri yapmak ve yetkilerini kullanmak.

15) Müdür, görev alanına giren konulardan dolayı Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

Yetkileri:

• Personelin parasal hakları ile ilgili işlemleri yürütmek,
• Müdürlük personelinin özlük haklarına ilişkin işlemleri mevzuata göre yürütmek,
• İş yerinde davranışa ilişkin ilkeleri tespit etmek, disiplini sağlayıcı önlemleri almak,
• Belediye içi ve Belediye dışı yazışma yapmak,
• İmza ve parafe etmek,
• İzin Yönetmeliği ve Başkanlık genelgesi çerçevesinde izin vermek.
• Yönetimi altındaki personeli denetlemek, çalışmalarda uyum ve düzeni sağlamak,
• Uyuşmazlıkları ve anlaşmazlıkları çözümlemek,
• İş programı gerçekleşmesi için gerekli önlemleri almak,
• Uyarma ve kınama cezası vermek,
• Başkanlık Makamınca verilecek tüm yetkileri kullanmak.

Sorumlulukları:

Yazı İşleri Müdürlüğü işlerinin düzenli ve tam olarak yürütülmesi için gerekli çabayı göstermekten ihmal ve ilgisizlikten yetkilerini gereği gibi kullanmamaktan ötürü Başkanlık makamına karşı sorumludur.

ORTAK HÜKÜMLER:

Madde 7-

1. Personel, sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit muameleler yapar,
2. Tüm personel tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutarlar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunamazlar.
3. Tüm personel mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler,
4. Herhangi bir sebeple vazifelerinden ayrılan personel muhafaza ettiği evrakı kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri müdürlükte muhafaza edilir.
5. Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin tertipli ve düzenli yürütülmesi personel arasındaki uyumun sağlanması için her personel gayret gösterir ve konular müdüre intikal ettirilir. Müdür bu hususta gerekli tedbirleri alır.

ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER:

Madde 8-

            Bu yönetmelik Belediye Meclisinde kabul edilip yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer.

Madde 9-

            Bu yönetmelik hükümlerini Çankırı Belediye Başkanı yürütür.

Tel / Dahili: 0376 212 14 00 / 1231

E-Posta: yaziisleri@cankiri.bel.tr