ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

13 Ağustos 2021

ÇANKIRI BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu Yönetmelik, Çankırı Belediye Başkanlığında bürokratik işlemlerin azaltılması, zaman, iş gücü ve kırtasiye giderlerinde tasarruf sağlanması, resmî yazışmalarda fiziksel ortamın kaldırılması amacıyla elektronik ortamlarda kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslarını belirlemek üzere düzenlenmiştir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Çankırı Belediye Başkanlığına bağlı tüm birimlerindeki resmî yazışma ve evrak sisteminin elektronik belge yönetim sistemi altında düzenlenmesini ve gerçekleştirilmesini kapsar.

Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, aşağıda belirtilen kanun, yönetmelik ve genelgelere dayanılarak hazırlanmıştır.

a) 23.01.2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

b) 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren

“Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”,

c) 02.02.2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

ç) 24.03.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Hakkındaki Başbakanlık

Genelgesi,

d) 15.07.2008 tarih ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Hakkındaki

Başbakanlık Genelgesi,

e) TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı,

f) 14.10.2017 tarihli ve 30210 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2017/21 sayılı e-

Yazışma Projesi Genelgesi,

g) Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan e-Yazışma Teknik Rehberi,

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikde geçen;

a) Kurum: Çankırı Belediye Başkanlığını,

b) Evrak Kayıt Birimi: Çankırı Belediye Başkanlığının diğer kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerle evrak iletişimini sağlayan evrak birimi

c) Birim: Başında imza yetkisine haiz bir birim âmirinin bulunduğu her bir hizmet

birimine ait iç evrak birimini,

ç) Amir: Çankırı Belediye Başkanlığı birimlerinde imza ve onay yetkisine sahip yöneticiyi,

d) Belediye Otomasyon Programı: Çankırı Belediye Başkanlığı bünyesinde tüm birimlerce kullanılan ve evrak takibinin yapıldığı tümleşik yapıya sahip web tabanlı programı,

e) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Belediye Otomasyon Programı bünyesinde bulunan resmi yazışma süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılan

Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

f) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış yâda idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve elektronik olarak hazırlanmış yâda belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı

g) Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen, imzalanan ve saklanan her türlü belgeyi,

ğ) Elektronik İmza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

h) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran İmza Sahibine bağlı olan, sadece İmza Sahibinin tasarrufunda bulunan “güvenli elektronik imza oluşturma aracı” ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak İmza Sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

ı) İmza: Bir belgeyi onaylamaya veya işlemi tesise yetkili olanlar tarafından atılan imzayı,

i) Islak İmza: Kâğıt belge üzerine el ile atılan imzayı,

j) İmza Sahibi: Belgeyi Güvenli Elektronik İmza ile veya ıslak imzalı şekilde imzalayacak olan gerçek kişiyi,

k) Nitelikli Elektronik Sertifika (NES): İmza Sahibinin imza doğrulama verisini ve kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kaydı,

l) Mobil İmza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik imzayı,

m) Islak İmzalı Belge: Kâğıt üzerinde oluşturulan ve el ile imzalanan belge yâda yazı eklerini,

n) Muhatap: Bir belgenin gönderildiği kurum içi birim, kurum dışı kamu kurum kuruluşları ile gerçek veya tüzel kişileri,

o) Paraf: Bir belgeyi hazırlayan, hazırlanmasında katkısı olan veya kontrol edenlerin kısa imzasını veya elektronik onayını,

ö) Paraf Sahibi: Belgeyi elle ya da Güvenli Elektronik İmza veya Elektronik Onay ile paraflayacak olan gerçek kişiyi,

p) Elektronik Onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine alınan ve EBYS uygulamasının günlük raporlarında (log) kayıt altına alınan kaydı,

r) Akış: Elektronik belgenin hazırlanması safhasında tanımlanacak olan, sıralı olarak Paraf Sahibi, İmza Sahibi, varsa olur/onay ile gereği veya bilgi adımı silsilesini içeren imza süreci tanımını,

s) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın

nitelikli şeklini,

ş) Standart Dosya Planı (SDP): Başbakanlık Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından hazırlanan ve resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,

t) Taslak: Bir belgenin, son İmza Sahibi tarafından imzalanmamış ve henüz resmiyet kazanmayarak hukukî olarak bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki hâlini,

u) Çok Gizli Yazı: Müsaadesiz açıklandığı takdirde, milli menfaatlerimize hayati bakımdan son derece büyük zarar verecek olan ve güvenlik bakımından olağanüstü önemi haiz mesaj ve dokümanlar,

ü) Gizli Yazı: Müsaadesiz açıklandığı takdirde, milli güvenliğimizi, prestij ve menfaatlerimizi ciddi surette haleldar edecek ve diğer yandan, yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyette olan mesaj ve dokümanlar

v) Özel Yazı: Müsaadesiz açıklandığı takdirde, milletimizin menfaat ve prestijini haleldar edecek veya bir şahsın zarar görmesini mucip olacak veya yabancı bir devlete fayda temin edecek mahiyette olan mesaj ve dokümanlar,

y) Hizmete Özel Yazı: Çok gizli, gizli ve özel gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen fakat bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesi lüzum görülmeyen mesaj ve dokümanlar,

z) Kurum Portal Adresi: Kurumsal portale erişilebilen http://portalcankiri.bel.tr:8080/ adresini,

aa) QR Kod (Quick Response Kod): İçine metin, resim, çeşitli görseller, video ya da link yerleştirilebilen 2 boyutlu yeni nesil barkodu,

bb) e-Belediye Adresi: e-Belediye servisine erişilebilen https://www.cankiri.bel.tr/e-belediye-hizmetleri,7,5,1 adresini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

İlkeler ve Kurallar

İlkeler ve kurallar

MADDE 5 – (1) Çankırı Belediye Başkanlığının tüm birimlerinde aşağıdaki ilke ve kurallara riayet edilir.

a) Belge eki taranmasında fiili imkansızlık bulunan döküman ve belgeler gibi istisnalar dışında tüm işlemlerin EBYS üzerinden yapılması esastır.

b) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

ç) Belge, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği” ve Çankırı Belediye Başkanlığının İmza Yetkilerine uygun olarak kurumun belirlediği kurumsal kimlik şablonları doğrultusunda hazırlanacak ve imzalanacaktır.

c) Hazırlanan her belgeye SDP (standard dosya planı) kodu verilecektir. Belge, verilen SDP’ye göre tasnif, arşiv ve imha süreçlerine göre işlem göreceğinden belgenin konusu ve içeriğine uygun SDP’nin seçilmesi esastır.

d) EBYS uygulamasının kullanımı sırasında görülen belge yönetiminin uygulamasına ilişkin sorun ve teklifler Belediyemizde görevlendirilen EBYS den sorumlu personele , teknik problemler ise Bilgi İşlem Bürosuna bildirilecek ve teknik problemler Bilgi İşlem Bürosu tarafından giderilecektir.

e) İlgili birim amirince NES alınması uygun görülen imza yetkisine haiz personel için alım talepleri ilgili Müdürlüğe iletilecektir.

f) Kurum içinde birimler arası yapılan yazışmaların gönderimi sırasında, mutlaka gereği veya bilgi adımı olarak ilgili birimin seçilmesi gerekmektedir. Muhatabı birim olan yazışmalar kişi seçilerek havale edilmeyecektir.

ğ) Kurumun tüm birimlerinde Belediye Otomasyon Programının kullanılması, farklı otomasyon ve/veya belge/dokuman yönetim sisteminin kullanılmaması esastır.

g) Hazırlanacak olan elektronik belgelerde, belgenin oluşum aşamasından gönderim aşamasına kadar EBYS uygulamasına belge ile ilgili azami seviyede bilgi/veri girişinin yapılması esastır.

ı) Belediye Otomasyon Programında Mobil İmza da kullanılabilecektir.

h) EBYS uygulamasında hazırlanan belgelere ait eklerin, Güvenli Elektronik İmza ile gerçekleştirilen paraf/imza işlemlerinde üst yazı ile birlikte otomatik olarak elektronik imzalanması esastır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Belediye Otomasyon Programı Üzerinden Belge Akışı

Gelen Belge Havale, Kayıt ve Dağıtım İşlemleri

MADDE 6 – (1) Kurum dışından gelen belgelerin, Evrak Kayıt Bürosu tarafından gerçekleştirilecek olan gelen belge havale, kayıt ve dağıtım işlemlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Fiziki ortamda gelen ve belge niteliği taşıyan evraklar, Evrak Kayıt bürosunca usulüne uygun olarak teslim alındıktan sonra, tasnifi yapılıp sevki yapılmak üzere Belediye Başkan Yardımcısına havale edilir, varsa ekleri ile beraber tarayıcı vasıtasıyla elektronik ortama aktarılıp tarih ve sayı verilerek ilgili Birime iletililir. Ancak, taranmış hali tek dosya için 10 MB’dan daha fazla boyuta ulaşan fiziksel eki olan belgeler, gazete, kitap, dergi, broşür vb. basılı süreli veya süresiz yayınlar, taranamayacak boyuttaki harita vb. basılı doküman ile ekinde gönderilen CD, DVD vb. sayısal veri içeren ve ortamdaki veri boyutu tek dosya için 10 MB’ı aşan dosyalar sisteme eklenmeyip sadece üst yazıları taranır. Kapalı zarf ile gelen gizli, çok gizli belgenin yalnızca zarfları taranır. Bu şekilde işlem gören belge, EBYS uygulaması üzerinden ilgili Birime elektronik ve fiziksel ortamda gönderilir ve ilgili Birim tarafından arşivlenir. Elektronik ortamda kayıt işlemi yapılan belge, havale edilen Birimin belgesi kabul edilir.

b) Fiziki ortamda gelen belgenin birden fazla Birime dağıtımı söz konusu ise, asıl belgenin iletildiği Birim dışındaki dağıtımlarda zimmet defteri ile teslim işlemi gerçekleştirilmez, belgenin sadece EBYS uygulaması üzerinden gönderilmesi esas alınır.

c) Gerekli hallerde belgeye dağıtım ve yapılacak işlem konusunda not yazılır, Birimler sundukları hizmetler ve yürüttükleri işlemler gereği görev alanına girmeyen belgeyi bekletmeden, yeniden dağıtım için sistem üzerinden ve fiziki olarak Kurum Belge Birimine iade eder.

ç) KEP marifeti ile gelen belgeler, KEP İşlem Yetkililerince doğrudan EBYS uygulaması ile kayda alınarak ilgili Birimlere sadece EBYS uygulaması üzerinden sevki yapılır ayrıca zimmet defteri ile teslim işlemi gerçekleştirilmez. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak fiziksel ortamda saklanmaz.

d) Kurum Dışı Gelen Evrak Numarası sadece Kurum Evrak Birimi tarafından alınır.

e) Gelen belgenin ilgili Birime gönderilmesi aşamasında mutlaka gereği veya bilgi adımı olarak ilgili Birimin seçilmesi esastır. Birimde belge kabulü yapan personel veya Birim Amiri ismen seçilmez. Belgenin muhatabı kişi ise kişi seçimi yapılır.

MADDE 7 – (1) Birime gelen belgenin dağıtımı işlemlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Kuruma gelen belgelerin EBYS uygulaması üzerinden dağıtım işlemleri de Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak kayıt Bürosu tarafından İlgili başkan yardımcılarına iletilir. Belgenin konusu üzerine Başkan yardımcısı ilgili Müdürlüğe havale eder.Gerekli hallerde belgeye dağıtım ve yapılacak işlem konusunda not yazılır. İlgili Müdürlüğe gelen belgeler, İlgili Müdür tarafından incelerek sorumlu alt birimlere veya kişilere gereği yapılması ya da bilgilendirme maksadı ile havale edilir.

b) Dağıtımı veya havalesi yanlış yapılan belgeler ile evrakın başka bir müdürlüğü ilgilendirmesi durumunda evrakın gönderildiği müdürlük tarafından ,evrakın gitmesi gereken müdürlüğe EBYS üzerinden iade edilir.

c) EBYS üzerinden Müdürlüğe yanlış gönderilen elektronik belgenin İade edilmemesi durumunda belgeyle ilgili olarak yaşanabilecek sorunlardan belgenin son havale edildiği Müdürlük ve personel sorumludur.

Giden Belge Oluşturma, Paraf, İmza ve Dağıtım İşlemleri;

MADDE 8 – (1) Belgelerin oluşturulması işlemlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Gelen belgelere cevap yazılması durumunda; var ise ilgileri dikkate alınarak “Evrak Oluştur” ya da “Yazıyı Cevapla” yolu ile belge oluşturulur. Belgenin tüm ilgi, referans ve ekleri bağlantılarına uygun olarak yazı içinde belirtilir.

b) Son imza makamının belgeyi imzalamasından sonra belge üzerinde yer alacak şekilde sayı, tarih, “Bu belge 5070 sayılı elektronik imza kanuna göre güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.” ifadesi, belge doğrulama kodu ve belgenin e-Belediye Adresinden doğrulanmasına ilişkin yönlendirme sağlayan QR Kod EBYS uygulaması tarafından otomatik olarak verilir. Sistem haricinde bir belge numarası kullanılmaz. Ayrıca belgenin çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması durumlarında belgenin üzerine basılan “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” kaşesi dışında herhangi bir ifade yazılmaz veya eklenmez.

c) Yönetmeliğin 5. Maddesi a fıkrası doğrultusunda, kurum içi yazışmalar ile KEP adresi olan Muhataplara gönderilecek belgelerin sadece elektronik ortamda oluşturulması ve gönderilmesi esastır.

ç) EBYS uygulamasında oluşturulan belgelere ait tüm ekler sisteme dosya olarak eklenir. Eklenecek eklerin azami boyutu tek dosya için 10 MB olabilecektir. Ancak EBYS uygulamasına aktarılamayacak ekler ile özellik arz eden ve/veya içeriğinin görünmemesi gereken ekler, sistem üzerinde hazırlanan üst yazının fiziksel çıktısına eklenerek, ilgililerine fiziksel olarak gönderilir. Bu husus belgenin “Yazı” alanında belirtilir. Kurum içi yazışmalarda ilgili ekler zimmet defteri ile Muhatap Birime, kurum dışı yazışmalarda zimmet defteri ile Kurum Belge Birimine teslim edilir.

d) Belge oluşturulurken dağıtım yapılacak olan Muhatapların tümü dağıtım bölümünden eksiksiz girilir. Ayrıca Akış tanımlama aşamasında kurum dışına gidecek yazılar için son imza makamından sonra Gereği adımı olarak Yazı İşleri Şube Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosu, kurum içi yazılar için ise ilgili Muhatap Birim seçilir. Bu noktada mutlaka Birim seçimi yapılacak olup, Muhatap Birim Amiri veya birimde belge kabulü yapan personel seçimi yapılmaz. Ancak yazının muhatabı kişi ise kişi seçimi yapılır.

e) Evrak Kayıt Memuru, kurum dışına gidecek olan belgelerin dağıtım biçimini (İadeli Taahhütlü Posta, Normal Posta, Kargo, Elden Dağıtım, Tebligat, KEP) EBYS uygulamasından seçer.

f) Evrak Kayıt Memuru belgenin KEP yolu ile gönderileceği Muhataplar için Delil Durumunu takip ederek “Teslim Edilmedi” delili oluşması halinde evrağı oluşturan Evrağı oluşturan personele bilgi verir.

MADDE 9 – (1) Belge Paraf ve İmza işlemlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Elektronik ortamda hazırlanan yazı taslakları, imzalanma safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere İmza Sahibine kadar sıralı âmirlerce paraflanır/onaylanır. İmza Sahibi tarafından elektronik olarak imzalanmadan önce yazı taslağı ve eklerinde değişiklik yapılabilir. Ancak bu değişikliklerden sonra daha önce gerçekleştirilmiş olan paraf, imza ve onay işlemleri geçerliliğini kaybettiği için, belgenin akışın yeniden başlatılması gerekmektedir. Belge, son İmza Sahibi tarafından Güvenli Elektronik İmza veya Mobil İmza ile imzalanarak resmi belge hâline geldikten sonra elektronik belge ve ekleri üzerinde değişiklik yapılamaz.

b) Birim Müdürleri ve yetki verilerek NES temin edilmesi uygun görülen personel tarafından yapılacak paraf, imza, olur ve onay işlemleri Güvenli Elektronik İmza ya da Mobil İmza ile yapılır. Diğer personel ise paraf işlemlerini Elektronik Onay yolu ile yapar.

MADDE 10 - Giden Belge Sevk Dağıtım işlemlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Birimlerde yetkilendirilmiş personel, elektronik ortamda gönderilemeyecek olan belgelere ait üst yazıların “5070 sayılı elektronik imza kanunu gereği bu belge elektronik imza ile imzalanmıştır.” ifadeli halinin ve varsa dosya olarak eklenmiş eklerinin çıktısını alır ve belgenin üst yazısına “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ifadesini yazarak tarih kaşesi ve mühür basıp imzalar. Kurum içi Muhataplar için üst yazı ve ekleri bu şekilde hazırlanarak ilgili birime imza karşılığında teslim edilir. Belgelerin kurum dışı Muhataplara gönderilmek üzere postaya verilecek olması durumunda ise, posta zarfı ve gönderim biçimine göre gönderi belgeleri birimler tarafından hazırlanarak kapalı bir şekilde Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne Evrak Kayıt Bürosuna imza karşılığında teslim edilir.

b) Kurum dışına gidecek olan belgenin KEP ile gönderilmeyecek olması durumunda, belgenin çıktısını alıp “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” şerhini imzalamak üzere yetkilendirilmiş olan personel ve Evrak kayıt Bürosu tarafından Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik doğrultusunda belge bütünlüğünü olumsuz etkileyecek bir hususun olup olmadığı kontrol edilir. Belgenin uygun olmadığının tespit edilmesi durumunda, belge ilgili Müdürlük tarafından yeniden hazırlanır ve ilgili kişi veya kişilere bilgi verilir.

c) Kurum dışına gidecek olan belgenin KEP ile gönderilecek olması durumunda, Evrak Kayıt bürosu tarafından Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelik ile Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan e-Yazışma Teknik Rehberi doğrultusunda belge bütünlüğünü olumsuz etkileyecek bir hususun olup olmadığı kontrol edilir. Belgenin uygun olmadığının tespit edilmesi durumunda, belge ilgili Müdürlük tarafından yeniden hazırlanır ve ilgili kişi veya kişilere bilgi verilir.

MADDE 11 – (1) Belgenin arşivlenmesi işlemlerinde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) EBYS uygulamasında oluşturularak Güvenli Elektronik İmza ile imzalanan belgelerin elektronik ortamda saklanması esastır.

b) Elektronik ortamda saklanan belgelerin muhafazası İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığınca yapılır.

Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemler

MADDE 12 - (1) Gizli ve çok gizli belgelerle ilgili işlemlerde aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Çok gizli, gizli ve özel yazılar EBYS uygulamasında oluşturulmaz, fiziksel olarak hazırlanarak sistemden sayı ve tarih alınarak ıslak olarak imzalatılır. Gizlilik kategorisinde oldukları için taranarak sisteme dâhil edilmez.

b) Kişiye Özel yazılar Birim Müdürünün uygun görmesi halinde EBYS uygulamasında oluşturulabilir, bu durumda belgeyi oluştururken gizlilik derecesi olarak Kişiye Özel parametresi seçilir. Kişiye Özel parametresi seçilerek oluşturulan belgelere sadece belge akışında yer kullanıcılar erişebilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler, Yükümlülükler, Yürürlük ve Yürütme

Yükümlülükler

MADDE 13 - (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasından tüm Kurum personeli sorumlu olup, bu konuda belirtilen emir ve talimatlara uymakla yükümlüdürler.

(2) Tüm kullanıcıların EBYS uygulamasında gelen belgeleri (imza, paraf, koordine, gereği vs.) günlük olarak mesai saatleri içerisinde (08.00-17.00) kontrol etmeleri zorunludur. EBYS uygulamasında iletilmiş olan belgeler, iletildiği tarihte ve saatte personel tarafından kabul edilmiş sayılır.

(3) Kullanıcının sistemine havale edilen, onaylanan imzalanan evraklar kullanıcıların sistemine düştüğü anda yetki ve sorumlulukları başlar. İşlemleri başlatmak için ayrıca fiziki ortamda evrakın gelmesi beklenmez.

(4) 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu gereğince, Güvenli Elektronik İmza elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.

(5) Kullanıcıların Belediye Otomasyon Programı üzerinde yapmış oldukları tüm iş ve işlemlerin kaydı sistemde süresiz olarak tutulur. Herhangi bir yasal inceleme durumunda bu kayıtlar hukuki delil olarak kullanılabilir.

(6) Belediye Otomasyon Programı ,EBYS ve E-imza sertifikası üzerinde her kullanıcının kullanıcı adı ve şifresi mevcut olup, şifrenin ikinci kişilerle paylaşımı ile ilgili tüm sonuçlardan kullanıcının kendisi sorumludur.

(7) Güvenli elektronik imza sahiplerinin ,güvenli elektronik imza oluşturma aracını kaybetmeleri ,istifa etmeleri, kurum değiştirmeleri, emekliye ayrılmaları gibi durumlarda güvenli elektronik imzanın kullanımından doğacak sorumluluk kendilerine aittir.

(8) Güvenli elektronik imza sahipleri güvenli elektronik imzalarının kaybolması durumunda, durumu derhal yazılı olarak İçişleri bakanlığı bilgi işlem dairesi başkanlığına bildirir.

Yönetmelikte yer almayan durumlar

MADDE 14 - (1) Bu yönetmelikde yer almayan belge yönetiminin uygulamasına yönelik durumlarda Belediye Otomasyon Programı ile ilgili teknik konularda ise İçişleri bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’na müracaat edilir.

Öngörülmeyen ya da beklenilmeyen durumlar

MADDE 15 – (1) Öngörülmeyen ya da beklenilmeyen durumlarda aşağıdaki kurallara riayet edilir.

a) Belgenin son imzasını atacak ya da olurunu verecek Müdürün Güvenli Elektronik İmzasının ya da Mobil İmzasının olmaması, arızalanması, kaybolması gibi durumunda bu yazılar fiziksel olarak hazırlanarak sistemden sayı ve tarih alınarak ıslak imzalatılır ve uygun görülürse taranarak sisteme dâhil edilir.

b) Herhangi bir sebeple EBYS uygulamasının geçici olarak kullanılamadığı durumlarda fiziksel belge akışı Çankırı Belediye Başkanlığının EBYS de uygulanan hiyarerşi içerisinde uygulanması gerektiği, Engelin ortadan kalkmasından itibaren belge bilgilerinin EBYS uygulamasına girilmesi ilgili Müdürlüğün sorumluluğundadır.