Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

S. Osman OKTAY

Muhtarlık İşleri Müdür Vekili

Muhtarlar ile kurulan iletişim doğrultusunda mahallenin sorunlarını yerinde tespit etmek, sorunların çözümü için ilgili Müdürlüklere iletmek, çözüm sürecinin takibini yapmak ve muhtarları bilgilendirmek, brifing ve tanıtım toplantıları düzenlemek ayni yardım ve destekte bulunmaktadır. Ayrıca, Belediye sınırları içinde bulunan Sivil Toplum Kuruluşları (Dernek, Vakıf, Sendika ve Meslek Odaları) ile iletişim kurmak, eğitim semineri, bilgilendirme ve tanıtım toplantıları düzenlemektir.

ÇANKIRI BELEDİYE BAŞKANLIĞI MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ 
BİRİNCİ BÖLÜM 
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar 

Amaç 
MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı’nın 2015/8 Sayılı Genelgesi esas alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir. 


Kapsam 
MADDE 2- Bu yönetmelik, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. 


Dayanak 
MADDE 3- Bu yönetmelik Anayasa’nın 124.maddesi, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b, 18, 48 ve 49. Maddeleri ile 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 


Tanımlar 
MADDE 4- Bu yönetmelikte adı geçen; 
a)Belediye: ÇANKIRI Belediyesi’ni, 
b)Başkanlık: ÇANKIRI Belediye Başkanlığı’nı, 
c)Müdürlük: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü, 
d)Müdür: Muhtarlık İşleri Müdürü’nü, 
e)Yönetmelik: Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. 
f)MBS: Muhtar Bilgi Sistemi 

İKİNCİ BÖLÜM 
Kuruluş ve Teşkilat 

Kuruluş 
MADDE 5- 5393 Sayılı Belediye Kanununun 48. Ve 49.maddeleri ve 22.04.2006 tarih ve 26417 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik esasları çerçevesinde Çankırı Belediye Meclisinin 07.05.2015 tarih ve 117 sayılı kararı ile kurulmuştur. 


Teşkilat 
MADDE 6- Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. 
a)Müdür 
b)Şef 
c)Memurlar 
d)Sözleşmeli Memurlar 
e)Diğer personel 
f)Hizmetli personel 


ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 
Görev, Yetki ve Sorumluluk 


Müdürlüğün Görevleri 
MADDE 7- (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamını Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur. 
(2) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. 
(3) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek. 
(4) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak. 
(5) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak. 
(6) Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak. İlgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak. 
(7) Belediyemizde üretilen tüm hizmetlerle ilgili mahalle bazlı raporlar hazırlayarak Başkanlık makamına sunmak. 
Müdürlük yetkisi 
  MADDE 8 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. 
  Müdürlüğün sorumluluğu 
  MADDE 9 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. 
  
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu 
  MADDE 10 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. 
(2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. 
(3) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar. (4) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün  Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir. 
(5) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar. 
(6) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar. 
(7) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar. 
(8) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllı Faaliyet Raporunu hazırlar. 
(9) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar. 
(10) Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar. 
(11) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır. 
(12) Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen “Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar.  
 (13) İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar. 
(14) Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar. 
(15) Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar. 
(16) Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar. 
(17) İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olur. 
(18) Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir. 
(19) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar. 
Muhtar Bilgi Sistemi Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu 
  MADDE 11– (1) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ Sistemi’nin koordinasyonunu sağlar. 
(2) MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar. 
(3) Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikâyet, öneri ve isteğinin tam karşılığı olup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini sağlar. 
(4) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu denetler. 
(5) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutar, raporlar ve başkanlığa sunar. 
(6) Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili gerekçe raporları oluşturur. 
Diğer Personelinin görev, yetki ve sorumluluğu 
  MADDE 12 - (1) Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar. 
(2) Müdürlüğe gelen telefonlara bakar, gerekli hallerde Müdürünü bilgilendirir.. 
(3) Müdürüyle birlikte Birim Arşivi oluşturur, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaların “Saklama Planı’nı oluşturur ve takibini yapar.. 
(4) Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar. 
(5) Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip eder. 
(6) Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutar. 
(7) Müdürlük personeli, Müdür ve müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar. 


DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası 

  Görevin planlanması 
  MADDE 13 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. 
  Görevin yürütülmesi 
 MADDE 14 - Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. 


 BEŞİNCİ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon 
 Müdürlük birimleri arasında işbirliği 
 MADDE 15- (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. 
(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. 
(3)Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. 
(5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. 
Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon 
 MADDE 16 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Başkan Yardımcısı’nın imzası ile yürütülür. 
(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. 
 
 
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme 
 Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem 
 MADDE 17 - (1) Müdürlüğe e Belediye sistemi üzerinden gelen evraklar Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. (2) Evraklar ilgili personellere e- Belediye sistemi üzerinden gönderilir. Dış müdürlük evrakları yine e- Belediye sistemi üzerinden gönderilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. 
 Arşivleme ve dosyalama 
 MADDE 18 - (1) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre muhafaza edilir. (2) Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler dosyalama yapılarak saklanır. 
(3) İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak arşive kaldırılır. 

YEDİNCİ BÖLÜM
Denetim 
 Denetim ve disiplin hükümleri 
 MADDE 19- (1) Muhtarlık İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. 
(2) Muhtarlık İşleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. 


SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler 
 Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller 
 MADDE 20 - İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. 
 Yürürlük MADDE 21- Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve ilanından sonra yürürlüğe girer. 
 
Yürütme MADDE 22 - Bu yönetmelik hükümlerini ÇANKIRI Belediye Başkanı yürütür. 

 

E-Posta: muhtarlik@cankiri.bel.tr

Son Eklenen Haberler (Muhtarlık İşleri Müdürlüğü)